Sabtu, 12 Mei 2012

MENULIS E-MAIL YANG BAIK

Bagi kita yang terbiasa ber-e-mail ria untuk tukar informasi dengan kawan jauh, tentulah e-mail menjadi hal yang penting dan bukanlah hal yang baru lagi. Tapi taukah Anda kalo ternyata dalam menulis e-mail itu kita harus menggunakan etika, apalagi kalo kita menulis e-mail untuk keperluan bisnis, usahakan menggunakan etika yang baik dan benar.

Nah pada kesempatan kali ini saya akan membahas tips menulis e-mail untuk bisnis dan pekerjaan agar memiliki kesan profesional.
Ada beberapa poin yang harus kita perhatikan, yaitu sebagai berikut:
1. Jangan pernah lupa mengisi judul e-mail pada bagian SUBJECT. Penulisan judul yang tepat akan membuat si penerima langsung memberikan tanggapan pada e-mail yang kita kirimkan dan membukanya.

2. Buatlah e-mail secara singkat dan padat. Sebutkan langsung tujuan dari isi e-mail yang kita tulis, serta permintaan respon dari penerimanya, itu jika kita mengharapkan respons segera darinya. Sebelum e-mail yang kita tulis dikirim, cek kembali isi dari e-mail kita untuk menghindari/ meminimalis kesalahan.

3. Gunakan GRAMATIKA yang benar, apapun bahasanya. Jika ternyata klien kita itu orang asing yang tidak bisa bahasa indonesia, maka tulislah e-mail dengan bahasa inggris secara benar agar mudah dimengerti.

4. Hindari kebiasaan menggunakan singkatan yang tidak baku dalam menulis surat. Sebagai contoh:'pd' untuk 'pada', 'mhn' untuk 'mohon', atau kalo dalam bahasa inggris: "ur"untuk 'your', '2nite' untuk 'tonight',dan lainnya. Kecuali kita memakai akronim resmi seperti: TNI, ABRI, NASA,PBB, dan lain-lain. Gunakan tanda baca dan tanda huruf besar seperlunya saja.

5. Baca kembali e-mail yang kita tulis mulai dari kolom atas, yaitu alamat e-mail orang yang kita kirim{TO}, lalu judul e-mail yang kita tulis{Subject}, keemudian isi pesan kita. Langkah ini bertujuan untuk mengoreksi jika jika adayang ingin ditambah. Ini penting untuk menunjukkan profesionalitas.

6. Jika kita ingin menambahkan beberapa orang, namun hanya untuk mengetahui, cukup isi pada kolom CC, atau jika kita ingin mengirimkan lampiran e-mail tersebut keorang lain tanpa diketahui si penerima,isi kolom BCC.


Nah itulah sedikit tips dari saya mengenai tatacara/ etika dalam menulis e-mail agar memiliki kesan yang profesional.

Baca Juga Artikel Terkait Lainnya:

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar